スプレッドシートの入力リスト設定方法

スプレッドシートの入力リスト設定方法

データの確認を利用すればセルに入力できる値を制限できます。また選択式にすることにより、部分一致による候補のリストアップ機能もあります。

値の入力を選択式にする

データの確認の本来の目的は想定外の値を入力されないようにすることです。しかし実用的には、値の入力を選択式にするために使用されます。

値の入力を選択式にするためには、データの確認で入力できるリストを指定します。指定する方法は、セルの範囲を指定して範囲内に入力されている値か、コンマ区切りで直接リストを指定するかです。

指定する手順は以下の通りです。

  • データ>確認...を選択する
  • リストを範囲で指定、もしくは、リストを直接指定を選択する
  • 範囲を選択するか、コンマ区切りでリストを入力する
  • 保存を選択する

これで設定したセルの▼マークをクリックしたり、セルをダブルクリックしたり、セルに合わせてEnterを押したり、何か入力したりすれば選択肢が現れます。何か入力した場合には選択肢が絞られて表示されるので便利です。

データの検証を設定する

セルに入力できる値を制限する

本来のセルに入力できる値を制限する目的でも使用方法は同じです。メニューバーのデータ>確認...を選択して、データの検証画面を開きます。この画面で対象とする範囲や条件を設定します。指定できる条件は以下の通りです。

  • リストを範囲で指定 : 指定した範囲にある値のみ入力できます
  • リストを直接指定 : コンマ区切りで入力できる値を指定します
  • 数字 : 指定した範囲の数字のみ入力できます
  • テキスト : 指定した条件に一致する文字のみ入力できます
  • 日付 : 指定した範囲の日付のみ入力できます
  • カスタム数式 : 入力できる値を細かく設定できます(後述)

リストに関しては上述しましたが、日付を指定してもセルのダブルクリックでカレンダーから選択することができます。

カスタム数式を用いた入力制限

カスタム数式では、数式により入力できる値を指定します。指定する形式は「=条件」です。条件にはAND関数やOR関数などtrueかfalseを返す関数や、=、<>などを使用できます。

A1に設定する例を以下に示します。

  • =A1="A" : A1にはAだけしか入力できません
  • =A1<>"A" : A1にはA以外しか入力できません
  • =A1<10 : A1には10未満の値しか入力できません
  • =AND(A1<>"A",A1<>"B") : A1にはAとB以外しか入力できません
  • =OR(A1="A",A1="B") : A1にはAかBしか入力できません

セルへの入力を制限する意味

入力された値を使って何か処理をする場合に大切なことは入力された値に統一されたルールがあることです。

例えば、売り上げを商品別に集計する場合には、商品名が統一されていなければ集計漏れが発生します。そこで商品名のリストを作成して、リスト以外の値を入力できないようにします。

入力の制限は1人で運用する場合にもケアレスミス予防に有効ですが、共有して複数人でスプレッドシートを編集する場合には特に重要になります。

お読みくださり、ありがとうございました。