グーグルフォームの使い方と注意点

グーグルフォームの使い方と注意点

グーグルフォームはオンラインアンケートを簡単に作れるサービスです。アンケート結果はスプレッドシートで受け取ります。フォームの使い方と注意点をご紹介します。

グーグルフォームとは

グーグルフォームは、インターネット上に入力フォームを作成するサービスです。様々な入力フォームを専門的な知識を使わず作成でき、入力された結果をスプレッドシートで受け取ることができます。このためアンケートや、スマートフォンからのスプレッドシート入力など便利な利用方法があります。

しかし、入力された結果をスプレッドシートで一方的に受け取ることしかできないため弊害も起こります。このページではフォームの使用方法と注意点、スクリプトを組み合わせた工夫をご紹介します。

フォームの作成方法

ツール>フォームを作成

グーグルフォームを使用するには、まず入力フォームを作成しなければなりません。入力フォームは結果を受け取るスプレッドシートから作成します。スプレッドシートにアクセスして「ツール>フォームを作成」を選択します。

フォーム作成画面

フォームを作成を選択すると開く紫のページで、入力フォームを作成していきます。まずは、入力フォームのタイトルと説明文が上にあります。

次に質問を作成していきます。無題の質問と書かれている部分に質問を入力して、回答方法をラジオボタンと表示されたプルダウンリストから選択します。プルダウンリストの選択肢は次の通りです。

フォームの回答方法

あとは選択した回答方法に応じたオプションを設定すれば質問の作成は完了です。他にも質問がある場合は、右側の+ボタンで新しい質問を追加することができます。

右側のボタンでは新しい質問だけでなく、タイトル、画像、動画もフォームに追加することができます。1番下のセクションを追加するとフォームに区切りが作成されます。

フォームのセクション

フォームの注意点

グーグルフォームの注意点は、入力結果を一方的に受けることしかできないことです。例えば、グーグルアカウントのログイン不要でアンケートに使用した場合には、アンケート結果の信頼性が低くなる可能性があります。これは同一人物の回答を何通でも受け付けることができるためです。

手を加えられるシステムであれば、完全ではありませんがクッキーなどを利用して同一ブラウザからの回答を見分けるなどの対策があります。しかし、グーグルフォームではそこまで複雑な設定はできません。

また、アンケートに回答した人にメールで受付完了通知を送るということもできません。アンケートを実施する場合は、社内もしくはビジネスの関係先など良心的な行動を見込める人を対象に行うようにした方がいいと思います。

スマートフォンからスプレッドシートへの入力インターフェイスとする場合は、誤入力をした場合にどうするかを決めておくことが大切です。例えば、ひとつ前の入力が間違いであるというチェックボックスを付けるなどです。そうしなければスプレッドシートに随時追加されるデータのどの行に間違いがあるのかが分からなくなってしまいます。

グーグルフォームのスマートフォン表示

フォーム×スクリプト

アンケートを回答した人にメールで受付完了通知を送ることができないと上述しましたが、スクリプトを組み合わせることで可能になります。

以下は、フォームで受け付けた内容をメールで通知するスクリプトのサンプルです。スプレッドシートの「ツール>スクリプトエディタ」を開いてコピペします。

function onSubmitForm() {
  var sheetName = "フォームの回答 1";
  var emailColumn = 2// A列=1, B列=2, ...

  var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var ws = ss.getSheetByName(sheetName);
  var values = ws.getDataRange().getValues();
  var last = values.length - 1;
  var email = values[last][emailColumn - 1];

  var subject = "アンケート回答";
  var body = "";
  for(var i = 0i < values[0].length; i ++){
    body += Utilities.formatString("%s : %s\n"values[0][i], values[last][i]);
  }
  GmailApp.sendEmail(emailsubjectbody);
}

このサンプルでsheetNameはフォームの回答を受け取るシート名、emailColumnはフォームで用意したメールアドレス入力欄が回答を受け取るシートの何列目に対応するかを設定するパラメータです。

このサンプルをフォーム送信時に実行するためには、次の設定を行います。「リソース>現在のプロジェクトのトリガー」を選択します。

スクリプトのトリガー設定

開いた画面で、実行する関数を選択して、スプレッドシートからフォーム送信時を選択して保存すれば完了です。これでフォーム送信時にアンケートに入力されたメールアドレス宛に、アンケートの回答結果を送信することができます。

フォーム送信時に実行する設定