スプレッドシートの保護機能

スプレッドシートの保護機能

共有でスプレッドシート全体の編集や閲覧権限を設定できますが、シートの保護を利用すればワークシートやセル単位で編集権限を設定することができます。

シートやセルの編集権限を制限する

スプレッドシートに保護をかける方法をご紹介します。保護を利用すれば、スプレッドシート全体の共有権限の設定よりも細かいワークシート単位やセル単位でも編集権限を設定できます。

今回はA1~C10を自分以外のアカウントでは編集できないようにします。

  1. 「データ>保護されているシートと範囲」を選択して、右側に「保護されているシートと範囲」という画面を表示します。
  2. 「+シート/範囲を追加」をクリックします。
  3. 範囲またはシートを選択します。シートを選択するとワークシート全体が保護対象になりますが、今回は範囲を選択してA1~C10を保護対象とします。
  4. 左側の範囲を選択して、その下の入力欄右側の網目(データ範囲を選択)をクリック、A1~C10をドラッグで選択して「OK」をクリックします。
  5. 「権限を設定」をクリックして、対象範囲を編集できるアカウントを指定します。自分だけが編集できるようにする場合は、「この範囲を編集できるユーザーを制限する」を選択、「自分のみ」を選択して「完了」をクリックします。
  6. 完了をクリックすれば、保護されているシートと範囲にA1~C10が登録されます。これでA1~C10は自分以外のアカウントでは編集できなくなりました。

別のアカウントとスプレッドシートを共有して、保護されているシートと範囲を確認すると「表示専用」となっており、編集できないことがわかります。

もしも誤って範囲を保護してしまったり、保護が不要になった場合は、編集権限を持ったアカウントで保護されているシートと範囲に登録された範囲を選択して、右上に表示される「削除アイコン」をクリックします。

自分以外の編集できるアカウントを追加する場合は、範囲の編集権限の設定で「詳細設定」を選択して、編集者を追加の入力欄にGメールアドレスを入力すれば可能です。

範囲の保護は推奨しない

セル単位で保護を設定することはできますが、範囲の保護は推奨しません。ただし、知っておく必要はあると考えるためご紹介しました。

非推奨である理由は、保護された範囲が保護されていない範囲と区別できず、編集権限を持たない人を困らせる可能性があるためです。もし使用する場合には、背景色を変えて見やすい場所に「保護範囲である」ことを明示することをおすすめします。

また知っておく必要があるのは、誰かが範囲の保護を使用していた場合に、編集できない原因を探ろうと時間をムダにしないためです。セルの値を書き換えようとして何かおかしいと感じた場合は、保護されているシートと範囲を確認してみましょう。

シートの保護に関しては、保護されているシート名の前にカギのマークが表示されるため使用しても問題になりにくいと思います。

コピーすると保護は消える

もう1つ保護に関して理解が必要な点があります。それは保護したスプレッドシートをコピーした場合、コピーしたアカウントがそのスプレッドシートのオーナーとなり、すべての権限を持つということです。

例えば、スプレッドシートで用意した雛形の書き換えられたくない部分を保護したとしても、コピーして使用する場合は無効化されるため意味がなくなります。スプレッドシートの保護機能はあくまでも設定を直接行ったスプレッドシートに対してのみ有効ですので注意しましょう。

お読みくださり、ありがとうございました。